新社会人が報告や相談でつまずく理由。ビジネス書で仕事の型を知る考え方
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会社員として働いていると、上司への報告や相談は避けて通ることができません。
仕事の進み具合を伝える。
困っていることを相談する。
判断に迷うことを確認する。
ミスや遅れを早めに共有する。
こうした報告や相談は、仕事を進めるうえで必要なものです。
ただ、新社会人や若手社会人の頃は、上司や先輩に報告や相談をしているつもりでも、うまく伝わらないことがあります。
「報告が分かりにくい」
「説明が長い」
「結局、何が言いたいの？」
「それで、どうしたいの？」
そう言われると、かなり落ち込むと思います。
何も考えていないわけではありません。
むしろ、自分なりに考えて、きちんと伝えようとしている。
それでも、相手にはうまく伝わらないことがあります。
こうしたことが続くと、
「どうして伝わらないんだろう」
「何が間違っているんだろう」
「上司が何を求めているのか分からない」
と感じてしまうことがあります。
もちろん、報告や相談は経験を積みながら少しずつ慣れていくものです。
ただ、新社会人や若手社会人のうちは、自分の経験だけで仕事の伝え方を身につけようとすると、かなり遠回りになることがあります。
そこで役に立つことの一つが、ビジネス書を読むことです。
ビジネス書というと、意識が高い人や、出世したい人だけが読むもののように感じるかもしれません。
でも、私はそれだけではないと思っています。
ビジネス書は、報告や相談の型を知り、上司の考え方や大事にしていることを理解するための道具にもなると考えています。
この記事では、新社会人や若手社会人が報告や相談でつまずく理由と、ビジネス書で仕事の型を知る意味について整理します。
報告や相談が伝わりにくいのは、上司が知りたいこととズレている場合がある
報告や相談がうまく伝わらない時、本人が何も考えていないとは限りません。
むしろ、一生懸命説明していることもあります。
ただ、仕事の報告では、話した量よりも、相手が判断しやすい形で伝えられているかが大事になります。
上司は、ただ話を聞きたいわけではありません。
今、何が起きているのか。
何が問題なのか。
対応が必要なのか。
誰かに影響があるのか。
自分が何を判断すればいいのか。
こうしたことを知りたくて、報告や相談を聞いている場合があります。
ところが、経験が浅い頃は、そこまで意識できないことがあります。
起きたことを順番に話してしまう。
自分が困っていることだけを伝えてしまう。
結論より先に、経緯を長く説明してしまう。
事実と自分の考えが混ざってしまう。
その結果、本人は報告しているつもりでも、上司には「分かりにくい報告」に見えてしまうことがあります。
これは、能力がないというより、仕事で使う伝え方の型をまだ知らないだけの場合もあります。
学校やアルバイトでは通じていた話し方が、会社では通じにくいことがあります。
友人との会話では、起きたことを順番に話しても伝わるかもしれません。
でも、仕事の報告では、相手が知りたいことを先に伝えないと、分かりにくくなることがあります。
だからこそ、報告や相談には、ある程度の型が必要になります。
なお、注意された後に自分を責めすぎているかもと感じている人は、こちらの記事もあわせて参考にしてください。
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凡人なりの歩き方 
報告や相談には、ある程度の型がある
報告や相談は、その場で思いついた順番に話すと、相手に伝わりにくくなることがあります。
特に仕事では、自分が話したい順番ではなく、相手が判断しやすい順番で伝えることが大切です。
たとえば、何か問題が起きた時に、最初から細かい経緯をすべて話そうとすると、聞いている側は状況をつかみにくくなります。
上司がまず知りたいのは、何が起きていて、何を判断すればいいのかです。
そのうえで、必要な理由や具体的な状況を伝えた方が、相手は判断しやすくなります。
報告や相談で意識したいのは、たとえば次のような流れです。
結論。
理由や根拠。
具体的な状況。
自分なりの考え。
相手に確認したいこと。
もちろん、毎回この形にきっちり当てはめる必要はありません。
急ぎの報告であれば、まず事実だけを伝えることもあります。
細かい経緯よりも、すぐに共有することが大事な場面もあります。
ただ、何も型がないまま話すよりも、伝える順番を意識した方が、上司に何をどう伝えればよいのかを考えやすくなります。
私自身も、報告や相談の仕方では苦労したことがあります。
自分では必要なことを伝えているつもりでも、相手からすると話が長かったり、結論が見えにくかったり、何を判断してほしいのかが分かりにくかったりしたのだと思います。
後から考えると、結論、根拠、具体例、自分なりの仮説を整理して伝える流れを、うまく使えていなかったのだと思います。
職場によって、求められる報告の細かさは違います。
細かく途中経過を知りたい上司もいれば、まず結論を知りたい上司もいます。
ただ、
結論から話す。
事実と自分の考えを分ける。
相手が判断しやすい順番で伝える。
自分なりの仮説を添えて相談する。
こうした基本は、職場が変わっても使いやすい考え方です。
報告や相談の型を知っていると、「報告して」と言われた時に、ただ出来事を話すだけではなく、相手が何を知りたいのかを考えやすくなります。
「相談して」と言われた時も、困っていることをそのまま伝えるだけではなく、自分なりに考えたことを添えやすくなります。
このような型は、職場で経験しながら覚える部分もあります。
ただ、経験だけで身につけようとすると、時間がかかることもあります。
上司に注意されてから気づくこともありますし、環境が変わってから「今までの伝え方では通じない」と分かることもあります。
だからこそ、ビジネス書で報告や相談の基本を先に知っておくことには意味があります。
ビジネス書を読むと、上司の指摘の意味を理解しやすくなる
ビジネス書を読む意味は、報告や相談のやり方を暗記することではありません。
むしろ、自分が仕事で注意された時に、
「なぜそう言われたのか」
「何が足りなかったのか」
「次はどこを直せばいいのか」
を考えやすくなることに意味があります。
たとえば、上司から「説明が長い」と言われたとします。
その時に、ただ落ち込むだけだと、
「自分は話すのが下手なんだ」
「また怒られた」
「どうせ自分には向いていない」
と考えてしまうことがあります。
でも、ビジネス書などで「結論から話す」「相手が判断しやすい順番で伝える」という考え方を知っていると、受け止め方が少し変わります。
「話し方そのものを否定されたわけではなく、結論が見えにくかったのかもしれない」
「経緯を先に話しすぎて、相手が判断しにくかったのかもしれない」
「何を確認したいのかを先に伝えればよかったのかもしれない」
と考えやすくなります。
これは、上司に言われたことをすべて正しいと受け入れるという意味ではありません。
ただ、指摘された内容を自分なりに整理するための材料が増えるということです。
仕事を始めたばかりの頃は、上司の言葉をそのまま受け取ってしまいやすいです。
「分かりにくい」と言われたら、自分の理解力や説明力を全部否定されたように感じることもあります。
「もっと考えて」と言われても、何をどう考えればいいのか分からないこともあります。
そういう時に、仕事の基本や伝え方の考え方を少しでも知っていると、上司の指摘を分解しやすくなります。
報告の順番が悪かったのか。
事実と自分の考えが混ざっていたのか。
相談したい内容がはっきりしていなかったのか。
相手に判断してほしいことを伝えられていなかったのか。
こうして整理できると、必要以上に自分を責めすぎずに済みます。
私自身も、以前は報告や相談をする時に、まず自分が分かっていることを全部伝えようとしていました。
状況をきちんと説明しないといけない。
経緯を省くと、相手に伝わらないかもしれない。
自分がどこで困っているのかを分かってもらいたい。
そう考えて、順番に説明していたつもりでした。
ただ、後から考えると、相手が知りたいことを先に出せていなかったのだと思います。
上司が知りたかったのは、細かい経緯よりも、
今、何が起きているのか。
何を判断すればいいのか。
どこで確認が必要なのか。
自分はどう考えているのか。
という部分だったのだと思います。
自分では丁寧に説明しているつもりでも、相手からすると、判断するための情報がなかなか出てこない。
だから、話が長く感じられたり、結論が見えにくくなったりしていたのだと思います。
本や仕事の経験を通して、報告や相談にはある程度の流れがあると分かってから、過去に受けた指摘の意味も少し理解しやすくなりました。
「あの時に言われていたのは、自分の人格ではなく、相手が判断しやすい順番で伝えられていなかったということだったのかもしれない」
そう考えられるようになるだけでも、仕事の受け止め方は変わります。
ビジネス書は、上司に怒られないためだけに読むものではありません。
仕事で受けた指摘を、自分の中で整理するためにも役立ちます。
報告や相談で悩んでいる人にとっては、ビジネス書が「自分は何を直せばいいのか」を考える手がかりになると私は思います。
本を読んでも、すぐに報告や相談がうまくなるわけではない
ただし、ビジネス書を読んだからといって、すぐに報告や相談がうまくなるわけではありません。
本を読んだだけで、急に説明が短くなるわけではありません。
上司に必ず伝わる話し方ができるようになるわけでもありません。
報告や相談のタイミングを、毎回正しく判断できるようになるわけでもありません。
仕事は、本を読んだだけで変わるものではないと思います。
読んだ内容を、自分の仕事の中で少しずつ試していくことで、少しずつ変わっていきます。
1冊読んだら、仕事で1つだけ試す。
それくらいで十分だと思います。
たとえば、次の報告では、最初に結論を言ってみる。
相談する前に、自分なりの考えを一言だけ添えてみる。
事実と自分の意見を分けて話してみる。
相手に何を確認したいのかを、先に伝えてみる。
こうした小さな使い方で十分です。
大事なのは、読んだ本の内容を覚えることではありません。
今まで何となくやっていた報告や相談を、少しだけ見直すことです。
「なぜ伝わらなかったのか」
「次はどこを変えればいいのか」
「上司は何を知りたかったのか」
そう考えるきっかけになれば、十分意味があります。
結論から話す。
事実と考えを分ける。
自分なりの仮説を添える。
何を判断してほしいのかを先に伝える。
そのうちの1つを、次の報告や相談で試してみる。
それくらいの使い方でも、少しずつ伝え方は変わっていきます。
最初に読むなら、仕事の基本・伝え方の本が合いやすい
報告や相談で悩んでいる時に、いきなり難しいビジネス書を読む必要はありません。
経営者向けの本や、リーダー向けの本を無理に読む必要もないと思います。
新社会人や若手社会人のうちは、まず自分の悩みに近い本を1冊読むだけでも十分です。
ここで紹介する本は、「必ずこの本を読まなければいけない」という意味ではありません。
ただ、報告や相談で悩んでいる人が最初の1冊を選ぶなら、次のような本はかなり相性が良いと思います。
① 仕事の基本を広く知りたい人向けの本
まずおすすめするのは、仕事の基本が分かる本です。
社会人としての考え方、報連相、言葉づかい、仕事の進め方などを広く知れる本は、仕事を始めたばかりの人に合いやすいです。
「そもそも会社で何を求められているのか分からない」
「報告や相談が大事と言われても、なぜ大事なのか分からない」
「社会人としての基本を一度整理したい」
そう感じている人は、まず仕事の基本を広く扱っている本から読むのがよいと思います。
たとえば、『今さら聞けない 仕事の超基本』のような本は、仕事の入門書として使いやすいです。
報告や相談だけに絞った本ではありませんが、社会人としての基本を広く確認できるので、仕事全体の前提を整理したい人には合いやすいと思います。
② 説明が長い・伝わらないと悩む人向けの本
次におすすめするのは、伝え方や説明力を扱った本です。
「説明が長いと言われる」
「結局、何が言いたいの？と言われる」
「報告したつもりなのに、上司にうまく伝わらない」
こういう悩みがある人は、伝え方の本を優先した方がよいと思います。
報告や相談では、自分が話したい順番ではなく、相手が理解しやすい順番で伝えることが大切になります。
結論から話す。
相手に何をしてほしいのかを考える。
話す内容を整理してから伝える。
こうした考え方を知るだけでも、報告や相談の見直しにつながります。
たとえば、『1分で話せ』のような本は、上司に伝わる話し方を考えるきっかけになります。
特に、「話しているうちに何が言いたいのか分からなくなる」「説明が長くなりやすい」と感じている人には、読みやすい候補になると思います。
③ 報告・連絡・相談そのものを学びたい人向けの本
最後におすすめするのは、報連相に特化した本です。
報告、連絡、相談は、仕事をするうえで何度も出てきます。
ただ、言葉としては知っていても、実際にどう使えばいいのか分からないことがあります。
「報告と相談の違いが分からない」
「どのタイミングで上司に共有すればいいのか迷う」
「相談する時に、自分の考えをどこまで添えればいいのか分からない」
こういう人は、報連相をテーマにした本を選ぶのが合いやすいです。
報連相の本は、上司に怒られないためだけに読むものではありません。
仕事を前に進めるために、何を、いつ、どのように伝えるのかを考える助けになります。
ビジネス書は、悩みの種類で選ぶ
ビジネス書を選ぶ時は、有名な本を何となく選ぶよりも、今の自分の悩みに近いものを選んだ方が使いやすいです。
仕事全体の基本が分からないなら、社会人向けの入門書。
説明が長いと言われるなら、伝え方の本。
報告や相談そのものに悩んでいるなら、報連相の本。
上記のように選ぶと、自分が今悩んでいることへのヒントを得やすくなります。
ビジネス書は、読んだ数を増やすために読むものではありません。
今の自分が仕事でつまずいている部分を、少し整理するために読むものです。
そのため、報告や相談で悩んでいるなら、まずは「仕事の基本」「伝え方」「報連相」のどれかから1冊選んでみるのがよいと思います。
まとめ
会社員として働いていると、報告や相談を避けて通ることはできません。
しかし、新社会人や若手社会人の頃は、自分では伝えているつもりでも、上司や先輩にうまく伝わらないことがあります。
「報告が分かりにくい」
「説明が長い」
「結局、何が言いたいの？」
そう言われると、自分の能力不足のように感じてしまうかもしれません。
ただ、報告や相談がうまく伝わらないのは、能力だけの問題とは限りません。
仕事で使う伝え方の型を、まだ知らないだけの場合もあります。
結論から話す。
事実と自分の考えを分ける。
相手が判断しやすい順番で伝える。
自分なりの仮説を添えて相談する。
こうした基本を知っているだけでも、報告や相談の見直しにつながります。
ビジネス書は、仕事ができる人だけが読むものではありません。
報告や相談でつまずいた時に、自分の伝え方を整理するための手がかりにもなります。
もちろん、本を読めばすぐに報告がうまくなるわけではありません。
大事なのは、読んだ内容を1つだけ仕事で試してみることです。
次の報告で、最初に結論を伝えてみる。
相談する前に、自分なりの考えを一言添えてみる。
事実と意見を分けて話してみる。
相手に何を判断してほしいのかを先に伝えてみる。
それくらいの小さな使い方で十分です。
報告や相談がうまくいかない時に、自分を責めるだけで終わってしまうと、仕事はどんどん苦しくなります。
でも、伝え方には型があると分かれば、「自分は何を直せばいいのか」を少し考えやすくなります。
ビジネス書は、上司に怒られないためだけに読むものではありません。
仕事で潰れないために、自分の伝え方を見直すきっかけとして使うこともできます。
報告や相談で悩んでいるなら、まずは仕事の基本や伝え方、報連相の本を1冊読んで、次の仕事で1つだけ試してみる。
それだけでも、今までとは少し違う受け止め方ができるようになると思います。
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