仕事でメモを取っているのに同じミスをする人へ。覚えられない時に見直したいこと

仕事でメモを取っているのに、同じミスをしてしまう。

そういう経験がある人は少なくないと思います。

「前にも言われたのに、また間違えた」
「ちゃんとメモしたはずなのに、作業になると抜けてしまう」
「自分は仕事を覚えるのが遅いのかもしれない」

何度も同じ注意を受けると、自信を失ってしまうことがあります。

特に新人やアルバイト、若手社員の頃は、周りと比べて落ち込むこともあると思います。

ただ、メモを取っているのに同じミスをするからといって、必ずしも努力不足とは限りません。

もちろん、何も見直さずに同じことを繰り返していれば、改善は難しいです。

でも実際には、
「覚えていない」ことだけが原因ではなく、確認漏れ、思い込み、焦り、手順の抜け、想定できていないケースなどが原因になっていることもあります。

私自身、コンビニフランチャイズの店舗運営をしていた頃、新人やアルバイトの教育をしていました。

その中で、メモを取っているのに同じミスをするスタッフを見たことがあります。

ただ、よく見てみると、本人がまったく覚えていないというより、最後の確認が抜けていたり、忙しい時間帯に焦って手順が飛んでいたりすることもありました。

現在の仕事でも、私自身が同じようなミスを繰り返してしまうことがあります。

その経験から、メモだけでは防げないミスもあると感じています。

この記事では、メモを取っているのに同じミスをしてしまう時に、どこを見直せばよいのかを整理していきます。

メモを取ること自体が目的になっていないか

仕事で注意された時や、新しい作業を教えてもらった時に、メモを取ることは大切です。

ただ、メモを取っただけで安心してしまうと、実際の作業ではうまく使えないことがあります。

例えば、

・急いで書いたので、あとで見返しても意味が分からない
・メモのどこに書いたか分からない
・作業前に見返していない
・ミスした内容がメモに反映されていない
・メモ帳に情報が増えすぎて、必要な時に探せない

こうなると、メモは取っていても、仕事の中では使いにくくなります。

私が店舗運営をしていた時も、メモを取っているスタッフはいました。

でも実際には、作業前にメモを見返していなかったり、ミスした後にメモを更新していなかったりすることがありました。

メモは、書くこと自体が目的ではありません。

本来は、次に同じ作業をする時に迷わないためのものです。

つまり、メモは「書いたかどうか」よりも、
「必要なタイミングで見返せるか」
「次の行動に使える形になっているか」
が大切です。

同じミスの原因は「覚えていない」だけではない

同じミスをすると、つい「自分は覚えが悪い」と考えてしまいます。

でも、原因を細かく見ていくと、記憶力だけの問題ではないこともあります。

確認漏れでミスをしている

よくあるのが、最後の確認が抜けているケースです。

作業そのものはできている。
やることも分かっている。
でも最後の確認だけ抜けてしまう。

この場合、問題は「覚えていないこと」ではなく、確認するタイミングが決まっていないことかもしれません。

例えば、

・入力した内容を最後に確認していない
・レジ周りの確認を忘れている
・清掃後の状態を確認していない
・在庫補充後の状態を見ていない
・メールや書類を送る前に見直していない

こうしたミスは、頭の中で覚えようとするだけでは防ぎにくいです。

確認する場所とタイミングを決めておく必要があります。

思い込みで進めている

仕事に少し慣れてきた頃に起きやすいのが、思い込みによるミスです。

「たぶんこれで合っている」
「いつもこうだから大丈夫」
「前もこのやり方だった気がする」

そう思って進めた結果、間違えてしまうことがあります。

新人の頃は分からないことが多いので確認しやすいですが、少し慣れてくると、逆に確認せずに進めてしまうことがあります。

仕事を覚えてきたからこそ、思い込みが出ることもあります。

焦りで手順が飛んでいる

忙しい時や、急かされている時もミスは増えやすいです。

特にアルバイトや新人の頃は、目の前の作業だけで精一杯になることがあります。

お客様が並んでいる。
次の作業が残っている。
上司や先輩が忙しそうにしている。
早く終わらせないといけない気がする。

そういう状態になると、普段ならできる確認が抜けることがあります。

私がコンビニ店舗を運営していた時も、普段はできているのに、混雑時になると確認漏れが起きるスタッフがいました。

これは、本人が何も考えていないというより、焦りによって手順の一部が飛んでしまっている状態でした。

作業手順の一部が抜けている

本人は作業を覚えているつもりでも、実際には手順の一部が抜けていることがあります。

例えば、作業にはいくつかの段階があります。

作業をする。
片付ける。
確認する。
必要なら報告する。

このうち、最初の「作業をする」だけに意識が向いていると、最後の確認や報告が抜けてしまいます。

その結果、本人としては「やったつもり」でも、周りから見ると「できていない」と見られてしまいます。

想定できていないケースで間違えている

通常のパターンはできるのに、少し違う状況になるとミスをすることもあります。

例えば、

・いつもと違う商品だった
・いつもと違うお客様対応だった
・イレギュラーな処理があった
・上司や先輩が近くにいなかった
・忙しい時間帯で判断が必要だった

こういう時にミスが起きる場合、単純に「覚えていない」のではなく、想定できているケースが少ないのかもしれません。

私自身も、現在の仕事で同じようなことがあります。

手順としては分かっているつもりでも、自分が想定していなかったケースが出てきた時に、判断を間違えたり、確認すべき点に気づけなかったりすることがあります。

そのため、注意された内容はただ落ち込むだけでなく、
「今回はどのパターンを想定できていなかったのか」
と整理するようにしています。

メモを「覚えるため」ではなく「ミスを減らすため」に使う

メモは、仕事を覚えるために使うものです。

ただ、それだけではなく、ミスを減らすためにも使えます。

そのためには、メモをただの記録で終わらせず、作業中に使える形に変えていく必要があります。

作業前に見るメモにする

メモを取っているのにミスをする場合、まず見直したいのは、作業前に見ているかどうかです。

どれだけ丁寧にメモを書いていても、作業前に見なければ、実際のミス防止にはつながりにくいです。

例えば、

・出勤後に見るメモ
・作業前に見るメモ
・締め作業前に見るメモ
・送信前に見るメモ
・報告前に見るメモ

というように、見るタイミングを決めておくと使いやすくなります。

「覚える」ことをいきなり目指すより、まずは「見る」ことを習慣にする。

これだけでも、ミスは減らしやすくなります。

チェックリストにすると確認漏れを防ぎやすい

メモとチェックリストは似ていますが、役割が少し違います。

メモは、教わったことや注意されたことを残すものです。

チェックリストは、作業の前後に確認するためのものです。

私の場合、確認漏れが起きた内容は、業務の最後に見るチェックリストに追加するようにしていました。

作業中に全部を覚えていなくても、最後にチェックリストを見る習慣さえあれば、抜けていることに気づけるからです。

いきなり、いろいろなことを全部習慣にするのは難しいです。

だから最初は、
「最後にチェックリストを見る」
という習慣を作ることを優先しました。

その後、チェックリストの中の内容が自然と身についてきたら、少しずつ項目を減らしていきます。

そうすれば、チェックリストが膨大になりすぎることも防げます。

大事なのは、最初から完璧に覚えようとしないことです。

まずは、見れば気づける状態にする。

そこから少しずつ、できることを増やしていく。

この考え方の方が、現実的だと思います。

毎回同じ作業はチェックリストと相性がよい

レジ締めや精算業務のように、毎回同じ流れで行う作業は、チェックリストと相性がよいです。

毎回やることがある程度決まっていて、イレギュラーの内容もある程度絞れるからです。

私が店舗運営をしていた時も、確認項目を明確にしておくことで、トラブルが起きた時にスタッフ自身が原因を見つけられることがありました。

「どこを確認すればいいのか」が分かっていれば、すべてを上司や先輩に聞かなくても、自分で確認しやすくなります。

これは本人の成長にもつながりますし、教える側の負担も減ります。

最後の状態を見本にするのも効果がある

作業によっては、文字のチェックリストよりも、見本を用意した方が分かりやすいこともあります。

例えば、在庫補充や在庫整理です。

この場合、
「何を何個確認する」
というチェックリストだけでなく、
「最後にこの状態になっていればよい」
という見本があると、スタッフは確認しやすくなります。

実際に、在庫補充や在庫整理では、最後の完成状態を分かるようにしておくことで、違っている部分に気づきやすくなりました。

メモが苦手な人でも、見本と比べる形なら気づけることがあります。

仕事を覚える時は、文章だけで理解しようとしなくてもよいと思います。

見て分かる形にする。
チェックできる形にする。
最後の状態を確認できるようにする。

こうした工夫も、同じミスを減らすためには大切です。

注意された内容は「原因」と「対策」に分ける

同じミスを減らしたいなら、注意された内容をそのままメモするだけでは足りないことがあります。

例えば、

「確認を忘れない」
「次から気をつける」
「ミスしないようにする」

とだけ書いても、次に何をすればよいのか分かりにくいです。

注意された時は、できれば次のように分けて考えるとよいです。

・何を間違えたのか
・なぜ間違えたのか
・どのタイミングで確認すれば防げたのか
・次は何をチェックリストに入れるのか
・分からない時は誰に確認するのか

ここまで整理できると、ただ落ち込むだけで終わりにくくなります。

分からないまま進めてミスをしてしまうことが多い場合は、「仕事で質問するのが苦手な人へ。上司に丸投げと思われにくい聞き方」でも考え方を整理しています。

私自身も、同じミスをした時は、注意された内容を整理して、再発防止策を考えるようにしています。

もちろん、すぐに完璧にはできません。

それでも、
「次は何を変えるのか」
を決めておくことが大切です。

仕事を覚えるのが遅いと感じる人に伝えたいこと

仕事を覚えるのが遅いと感じると、自分を責めてしまうことがあります。

周りはできているのに、自分だけできていないように感じる。
何度も注意されて、向いていないのではないかと思う。
メモを取っているのにミスをして、さらに落ち込む。

そういう時期はあると思います。

仕事を覚えるのが遅いと感じる時は、メモの取り方だけでなく、何から覚えるべきかを整理することも大切です。

周りと比べて落ち込んでしまう場合は、こちらの記事でも考え方を整理しています。

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凡人なりの歩き方

ただ、同じミスをしている時に必要なのは、自分を責め続けることではありません。

必要なのは、ミスの原因を分けて考えることです。

覚えていないのか。
確認漏れなのか。
焦って手順が飛んだのか。
思い込みで進めたのか。
想定していないケースだったのか。

原因が違えば、対策も変わります。

覚えられないなら、作業前に見るメモを作る。
確認漏れなら、チェックリストにする。
焦るなら、作業前に一度止まる。
思い込みなら、判断する前に確認する。
想定外のケースなら、次に備えてメモを更新する。

このように考えると、少しずつ改善しやすくなります。

ただし、何度も同じミスをしているなら、
「頑張っています」
だけでは周りに伝わりにくいこともあります。

自分を責めすぎる必要はありません。

でも、何を変えるのかは考える必要があります。

チェックリストを作る。
作業前に見る。
ミスした内容を追加する。
確認するタイミングを決める。

こうした小さな対策を積み重ねることで、同じミスは少しずつ減らせると思います。

注意された後に必要以上に落ち込んでしまう人は、「仕事で注意されるのがつらい人へ。怒られた後に自分を責めすぎない考え方」でも考え方を整理しています。

まとめ

メモを取っているのに同じミスをすると、自分は仕事ができないのではないかと感じてしまうことがあります。

でも、同じミスの原因は、記憶力だけとは限りません。

確認漏れ。
思い込み。
焦り。
作業手順の抜け。
想定できていないケース。

こうしたことが重なって、ミスにつながることもあります。

メモを取ることは大切です。

ただ、メモを取っただけで終わらせるのではなく、作業前や作業後に使える形にしていくことが大切です。

特に、毎回同じ作業はチェックリストにすると確認しやすくなります。

最初から全部を覚えようとしなくても、まずはチェックリストを見る習慣を作る。

その中で少しずつ内容が身についてきたら、項目を減らしていく。

そうやって、少しずつ自分なりのミス対策を作っていけばよいと思います。

覚えられない自分を責めるだけでは、同じミスは減りにくいです。

大切なのは、ミスの原因を整理して、次に防ぐための仕組みを考えることです。

仕事を覚えるのが遅いと感じても、原因を分けて対策を作れば、少しずつ安定していけるはずです。