仕事の優先順位が分からない新社会人へ。段取りの考え方をビジネス書で知る理由
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仕事を始めたばかりの頃は、何から手をつければいいのか分からなくなることがあります。
急ぎなのか、あとでもいい仕事なのか判断できない。
自分では頑張っているつもりなのに、「段取りが悪い」「優先順位を考えて」と言われてしまう。
そういう経験があると、
「自分は仕事の進め方が下手なのかもしれない」
「何を先にやれば正解なのか分からない」
「言われた通りにやっているのに、なぜ注意されるのだろう」
と不安になることがあります。
また、仕事は一つずつ順番に来るとは限りません。
目の前の作業をしている間に、別の依頼が入り、さらに確認や対応が重なることもあります。
その中で、何を先に進めるべきかを判断するには、仕事全体の流れや、周りへの影響を見る必要があります。
ただ、仕事の優先順位は、最初から自然に分かるものではありません。
経験しながら、少しずつ身につけていくものです。
そのため、新社会人や新人アルバイトのうちは、その判断基準をまだ知らないことも多いです。
だから、優先順位が分からないからといって、すぐに「自分は仕事ができない」と決めつける必要はありません。
大事なのは、仕事の進め方には型があると知ることです。
ビジネス書を読む意味も、そこにあります。
本を読めば、すぐに今の職場でそのまま使えるようになるわけではありません。
それでも、汎用的な段取りや時間の使い方、優先順位の考え方を知ることで、自分の環境に合う方法を見つけられる場合があります。
この記事では、仕事の優先順位が分からない新社会人に向けて、段取りの考え方と、ビジネス書で仕事の進め方の型を知る理由を整理します。
新人ほど、頼まれた順番に進めてしまう
仕事に慣れていないうちは、頼まれた仕事をそのまま順番に進めようとしやすいです。
先に頼まれた仕事から終わらせる。
言われたことを忘れないように、すぐ取りかかる。
特に「頼まれたことをきちんとやろう」とする人ほど、言われた順番を守ろうとすることがあります。
ただ、実際の仕事では、頼まれた順番と、先にやるべき順番が同じとは限りません。
自分では同じような仕事に見えても、実際には先に進めた方がよい仕事と、あとでも間に合う仕事があります。
その違いが分からないまま進めると、頼まれた順番で動いているつもりでも、実際の優先順位とずれてしまうことがあります。
でも、新人のうちは、そうした判断がまだ難しいです。
目の前の仕事を終わらせることに集中していると、他の人の作業が止まっていることや、後回しにすると困る仕事に気づけないことがあります。
その結果、自分では真面目に進めているつもりでも、
「それより先にこっちをやってほしかった」
「これは後でよかった」
「優先順位を考えて進めて」
と言われてしまうことがあります。
そう言われると、何を間違えたのか分からず、落ち込むかもしれません。
こういったときに考えられる原因は、仕事が複数重なった時に、全部を同じ重さで見てしまっていることです。
先に頼まれた仕事。
今すぐ必要な仕事。
他の人を待たせている仕事。
今日中に終わればよい仕事。
これらを同じように抱えてしまうと、どれから進めればいいのか分からなくなります。
だからこそ、仕事の優先順位を考える時は、「頼まれた順番」だけで判断しないことが必要になります。
なお、今回の記事では、やることが複数ある時の優先順位について整理しています。
そもそも手が空いた時に何をすればいいか分からない場合は、下記の記事をご確認ください。
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優先順位の考え方
仕事の優先順位を考える時、まず見るのは「急ぎかどうか」です。
締切が近い仕事。
お客様を待たせている仕事。
今日中に終わらせないと困る仕事。
こうした仕事は、早めに進める必要があります。
ただ、優先順位は急ぎかどうかだけで決まるわけではありません。
そのため、次に見るのは、同僚や上司、お客様への影響です。
一見すると急ぎではなさそうに見えても、後回しにすると周りの人の作業が止まってしまう仕事があります。
自分の作業としては小さく見えても、それが終わらないと次の人が確認できないこともあります。
反対に、今すぐやらないといけないように感じても、実は今日中に終われば問題ない仕事もあります。
特に新人のうちは、自分の作業が遅れることで、周りにどんな影響が出るのかまで見えにくいことがあります。
たとえば、
誰かに渡す必要がある作業。
確認を待っている人がいる作業。
あとでまとめてやると、かえって時間がかかる作業。
こうした仕事を後回しにしてしまうと、自分では一つずつ進めているつもりでも、周りが困ることがあります。
そのため、優先順位を考える時は、急ぎかどうかだけでなく、周りの作業に関わる内容なのかも見る必要があります。
この仕事を後回しにすると、困る人はいるのか。
今やらないと、あとで手間が増えるのか。
他の人の確認や次の作業につながる仕事なのか。
こうした見方が少しずつできるようになると、仕事の順番を考えやすくなります。
最初から完璧に判断する必要はありません。
まずは、仕事を急ぎかどうかだけで見るのではなく、「後回しにしたらどうなるか」まで考えてみることが大切です。
慣れないうちは、仕事の優先順位を確認する
優先順位の考え方を知っていても、実際の仕事になると迷うことがあります。
急ぎかどうか。
周りの作業に関わるか。
後回しにすると困る人がいるか。
そう考えようとしても、新人のうちは判断材料が足りないことも多いです。
だから、慣れないうちは、自分だけで無理に優先順位を決めようとしすぎなくても大丈夫です。
仕事が複数重なった時は、早めに優先順位を確認した方が動きやすくなります。
たとえば、
「今、AとBを頼まれているのですが、先に進めるのはAで合っていますか？」
「この作業は今日中で大丈夫ですか？それとも先に進めた方がいいですか？」
「こちらの作業を始めようと思っていますが、先に確認した方がいいものはありますか？」
このように、仕事の順番を確認するだけでも、動きやすくなることがあります。
優先順位を確認することは、丸投げとは違います。
何も考えずに「どうしたらいいですか」と聞くのではなく、今持っている仕事を並べたうえで、どれを先に進めるべきか確認する。
それは、仕事を止めないために重要なことです。
特に新人のうちは、職場全体の流れや、他の人の作業状況まで見えないことがあります。
判断のズレを減らすためにも、迷った時は早めに優先順位を確認した方が、結果的に仕事を進めやすくなります。
もちろん、毎回すべてを確認する必要はありません。
複数の仕事を同時に抱えることに慣れないうちは、仕事の優先順位を確認しながら進める。
そこから少しずつ、仕事の順番を考える感覚を身につけていけばよいと思います。
また、優先順位だけでなく、報告や相談の仕方でつまずきやすい場合は、こちらの記事をご確認ください。
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ビジネス書は、仕事の進め方の型を知るために読む
仕事の優先順位や段取りは、実際に働きながら少しずつ身につけていくものです。
ただ、何も知らないまま現場で経験だけを積もうとすると、同じところでつまずいてしまうことがあります。
「なぜ、この仕事を先にやる必要があるのか」
「なぜ、急ぎではなさそうな仕事を後回しにしてはいけないのか」
「なぜ、作業を始める前に優先順位を確認した方がいいのか」
こうしたことは、仕事に慣れている人には当たり前でも、新人のうちは分かりにくいです。
そこで役に立つのが、ビジネス書で仕事の進め方の型を知ることです。
もちろん、本を読んだからといって、すぐに仕事ができるようになるわけではありません。
職場によって、仕事内容も、人間関係も、上司の考え方も違います。
本に書いてあることを、そのまま自分の職場に当てはめられないこともあります。
それでも、段取りや時間の使い方、優先順位の考え方を知っておくと、仕事を見る視点が増えます。
目の前の作業だけを見るのではなく、後ろに待っている人がいるかを見る。
頼まれた順番だけでなく、締切や周りへの影響を見る。
全部を抱え込む前に、早めに優先順位を確認する。
こうした見方を知っているだけでも、次に同じような場面になった時に、少し動き方を変えやすくなります。
ビジネス書を読む意味は、正解を丸暗記することではありません。
今の職場だけでしか使えない答えを探すというより、仕事の見方を増やすために読むものだと思います。
優先順位や段取りで迷う人に合いやすい本
仕事の優先順位や段取りで迷いやすい人は、自分の状況に近い本を選ぶと読みやすいです。
たとえば、やることが多くて何から手をつければいいか分からない人は、「本当に先にやるべきことは何か」を考える本が合いやすいです。
最少の時間で成果を最大にする
一方で、仕事に時間がかかりやすい人や、いつも予定より作業が押してしまう人は、時間の使い方や仕事の進め方を扱った本が参考になります。
スピードは最強の武器である
読んだ内容は全部やらず、次の仕事で1つだけ試す
ビジネス書を読むと、仕事に役立ちそうな考え方がたくさん出てきます。
優先順位のつけ方。
時間の使い方。
仕事の進め方。
作業に入る前の確認の仕方。
読んでいる時は、「これもやった方がいい」「あれも直した方がいい」と思うかもしれません。
ただ、新社会人や新人アルバイトのうちは、読んだ内容を全部実践しようとしなくて大丈夫です。
むしろ、一気に変えようとすると、目の前の仕事で何を意識すればいいのか分からなくなることがあります。
大事なのは、読んだ内容の中から、次の仕事で一つだけ試してみることです。
仕事に慣れている人も、最初からすべての優先順位を正しく判断できていたわけではないと思います。
現場で経験しながら、少しずつ判断できることが増えていきます。
その時に、ビジネス書で知った考え方が一つでも頭に残っていると、次に迷った時のヒントになります。
「これは先に確認した方がよさそうだ」
「これは今日中でよいのか聞いてから進めよう」
「今の作業より、先に渡した方がよい仕事があるかもしれない」
そう考えられるだけでも、仕事の進め方は少し変わります。
まとめ
仕事の優先順位が分からないと、自分の進め方が悪いのではないかと不安になることがあります。
特に新社会人や新人アルバイトのうちは、仕事全体の流れや、周りへの影響まで見えにくいものです。
そのため、頼まれた順番に進めているつもりでも、実際の優先順位とずれてしまうことがあります。
まずは、仕事を「急ぎかどうか」だけで見るのではなく、後回しにした時にどうなるかまで考えてみることが大切です。
困る人はいるのか。
あとで手間が増えるのか。
他の人の確認や次の作業につながっているのか。
こうした見方が少しずつできるようになると、仕事の順番は考えやすくなります。
とはいえ、慣れないうちから全部を自分だけで判断する必要はありません。
迷った時は、仕事の優先順位を確認しながら進めることで、少しずつ動きやすくなります。
ビジネス書を読む意味も、完璧な正解を覚えることではありません。
優先順位や段取り、時間の使い方の型を知ることで、自分の仕事を見る視点を少し増やすことです。
本に書かれている内容を全部やろうとしなくても構いません。
まずは、次の仕事で一つだけ試してみる。
それだけでも、仕事の進め方は少しずつ変わっていきます。
優先順位が分からない時は、自分を責めるよりも、仕事の順番を考えるための見方を少しずつ増やしていけばよいと思います。
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